Stanovit způsob nebo formu vyslání zaměstnance na pracovní cestu obecně nelze. Vždy totiž záleží na druhu zaměstnancem vykonávané práce, činnosti zaměstnavatele a příslušných konkrétních podmínkách. Je tedy vždy na rozhodnutí zaměstnavatele, jak bude v jednotlivých případech postupovat.
Pracovní cestou je podle § 42 a § 156 odst. 2 zákoníku práce každá cesta zaměstnance za účelem výkonu práce, příp. činnosti, která je podle zákoníku práce za výkon práce považována, a to mimo sjednané místo výkonu práce, mimo místo pravidelného pracoviště, příp. na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn zaměstnance.
Na pracovní cestu vysílá zaměstnance zaměstnavatel zastoupený pro tyto účely zpravidla přímým nadřízeným příslušného zaměstnance. Způsob vyslání zaměstnance na pracovní cestu zákoník práce ani jiný obecně platný předpis nestanoví a zaměstnanec tak může být na pracovní cestu vyslán na základě písemného nebo i jen ústního rozhodnutí zaměstnavatele (zpravidla přímého nadřízeného zaměstnance). Vyslat zaměstnance na pracovní cestu lze sice pouze se souhlasem zaměstnance, nicméně za souhlas se považuje i souhlas udělený tzv. mlčky. Zpravidla je souhlas s vysíláním na pracovní cesty sjednán v pracovní smlouvě.
Současně s vysláním zaměstnance na pracovní cestu, nejpozději však před pracovní cestou, je zaměstnavatel podle § 153 zákoníku práce povinen stanovit písemně podmínky konání příslušné pracovní cesty. Jsou-li práva zaměstnance na cestovní náhrady nezpochybnitelná, není písemná forma stanovení podmínek konání pracovní cesty předem nezbytná. Písemné určení podmínek konání pracovní cesty tak nemusí být provedeno vždy.
Žádný právní předpis nestanoví zaměstnavateli povinnost určovat podmínky konání pracovní cesty formou jakéhokoliv tiskopisu, tedy ani tiskopisu „Cestovní příkaz“. V řadě případů to však je vhodné. Je tedy pouze na zaměstnavateli, jakou formu nebo způsob vyslání zaměstnance na pracovní cestu a stanovení podmínek jejího konání zvolí. Obdobně tomu je v případě používání tzv. propustek k opuštění pracoviště během pracovní doby. K prokázání, že byl zaměstnanec vyslán mimo své pracoviště, postačuje např. i jen zápis s podpisem nadřízeného v evidenci přítomnosti zaměstnance na pracovišti (knize docházky), příkaz k jízdě služebním vozidlem, záznam o provozu vozidla (kniha jízd) s podpisem odpovědné osoby zaměstnavatele apod.
Daleko podstatnější, ale i složitější, je však prokázání, že zaměstnanci vyplacené cestovní náhrady lze považovat za daňově uznatelné náklady zaměstnavatele, příp. že souvisí s jeho ekonomickou činností.
Samotný tiskopis „Cestovní příkaz“ nebo jiný doklad o tom, že zaměstnanec opustil své pracoviště s vědomím zaměstnavatele nebo na jeho příkaz, nemusí být…
