Použití soukromého automobilu na pracovní cestě v příkladech

Může být zaměstnanci povoleno použít jako dopravní prostředek na pracovní cestě vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od bratra?

Řešení:

Pokud jde o náhradu jízdních výdajů na pracovní cestě, tak zákoník práce nepoužívá pojem soukromé vozidlo, ale silniční motorové vozidlo, které zaměstnavatel zaměstnanci neposkytl. Když uvážíme, která vozidla zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout nemůže, dojdeme jistě k závěru, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci poskytnout taková vozidla, na která nemá žádnou působnost. Mezi taková vozidla patří jednoznačně vozidlo, které je vlastnictvím nebo spoluvlastnictvím zaměstnance, vozidlo, které si zaměstnanec od někoho vypůjčil nebo ho používá na základě smlouvy o výprose, vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu a také vozidlo, které si zaměstnanec pořizuje formou finančního leasingu. Pro zjednodušení se všechna taková vozidla pro uvedený účel zkráceně označují jako soukromá vozidla.

Jde-li tedy o náhradu jízdních výdajů podle § 157 odst. 2 nebo 3 ZP, zákoníku práce, pak zaměstnavatel může zaměstnanci povolit nebo ho požádat, aby jako dopravní prostředek na pracovní cestě použil kterékoliv z uvedených vozidel, tedy např. i vozidlo zaměstnancem vypůjčené. Zaměstnanci pak přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného původně určeným hromadným dopravním prostředkem dálkové přepravy a místní hromadné dopravy anebo ve výši základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu (viz další příklady).

Z hlediska možných pozdějších nedorozumění je vhodné, aby bylo před pracovní cestou jednoznačně zřejmé, o které konkrétní vozidlo jde, tj. aby byla v podmínkách konání pracovní cesty (např. na tiskopise cestovní příkaz) uvedena jeho registrační značka.

Z hlediska fyzické osoby – podnikatele má pro účely jeho daňově uznatelných výdajů (nákladů) pojem soukromé vozidlo jiný význam – jde pouze o vozidlo, které je jeho vlastnictvím (spoluvlastnictvím). Použije-li tato osoba takové vozidlo na cestě, která má příčinnost souvislost s jeho povolenou podnikatelskou činností (činností, z níž má příjmy ze samostatné činnosti apod.), pak si může jako daňově uznatelný výdaj (náklad) uplatnit to, co umožňuje ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bod 3 a 4. Musí přitom rozlišovat, zda dané vozidlo má nebo nemá zahrnuto ve svém obchodním majetku, zda ho v obchodním majetku zahrnuto měl, zda bylo předmětem finančního leasingu a úplatu uplatnil či uplatňuje jako daňový výdaj. Jinak než u zaměstnance se také postupuje u vozidla, které má podnikatel v nájmu a u vozidla, které použil na základě smlouvy o výpůjče nebo smlouvy o výprose. Podle toho, co je uvedeno v uvedeném ustanovení ZDP, to pak bude buď spotřeba PHM v prokázané výši (doložená doklady o nákupu PHM do daného vozidla) bez ohledu na spotřebu uvedenou v technickém průkazu vozidla, nebo základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM stanovená obdobně jako u soukromého vozidla zaměstnance, příp. jen náhrada výdajů za spotřebované PHM.

Zaměstnavatel určil pro pracovní cestu, jejíž místo zahájení i místo ukončení je bydliště zaměstnance, jako dopravní prostředek vlak. Poté (před pracovní cestou) souhlasil s tím, že zaměstnanec může místo vlaku použít vlastní osobní automobil. V jaké výši přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů?

Řešení:

Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci při uvedeném povoleném použití soukromého vozidla podle § 157 odst. 2 ZP, zákoníku práce ve výši ceny jízdného vlakem a podle § 159 odst. 1 zákoníku práce také ceny jízdného MHD, a to z bydliště na nádraží, protože jako místo nástupu na pracovní cestu bylo určeno bydliště, a zaměstnanec by tedy, pokud by cestoval vlakem, při cestě z bydliště na nádraží MHD také použil. To se týká i ceny jízdného MHD v obci, kde má určenou práci vykonat, neboť by tam na cestu z nádraží do místa, kam byl vyslán vykonat práci, MHD zřejmě použil. Obdobně tomu je při cestě zpět.

Takže v uvedeném případě se k ceně jízdného vlakem připočte cena jízdného MHD v obci, kde zaměstnanec bydlí, i cena jízdného MHD v obci, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, a to za cestu tam i zpět.

Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na pracovní cestě určen vlak. Zaměstnanec přesto, bez předchozího souhlasu zaměstnavatele, použil své soukromé vozidlo. Můžeme mu poskytnout náhradu jízdních výdajů ve výši ceny jízdného vlakem?

Řešení:

V uvedeném případě nelze zaměstnanci poskytnout žádnou náhradu jízdních výdajů, protože by to bylo v rozporu § 157 odst. 2 a 3 zákoníku práce.

Podle uvedených ustanovení totiž zaměstnanci přísluší tam uvedené náhrady jízdních výdajů za použití soukromého vozidla pouze v případě, že zaměstnavatel určil zaměstnanci k použití některý z hromadných dopravních prostředků dálkové přepravy (např. autobus nebo vlak) a poté, ale před pracovní cestou, povolil zaměstnanci použít soukromé vozidlo, anebo v případě, kdy zaměstnance před pracovní cestou požádal, aby soukromé vozidlo na pracovní cestě použil. To se však v uvedeném případě nestalo a zaměstnanci tak nelze žádnou náhradu jízdních výdajů za použití soukromého vozidla poskytnout.

Současně je potřeba upozornit na to, že i v uvedeném případě se zaměstnancem použité vozidlo stalo předmětem daně silniční a na to, že poplatníkem této daně není zaměstnavatel, protože nejsou splněny podmínky ustanovení § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, v platném znění. Poplatníkem daně za uvedené vozidlo je tak provozovatel vozidla uvedený v jeho technickém průkazu, takže zřejmě zaměstnanec.

Zaměstnavatel požádal zaměstnance, aby na pracovní cestě do Prahy použil své soukromé vozidlo. Zaměstnanec po příjezdu do Prahy zaparkoval vozidlo poblíž dálnice na kraji Prahy a k jízdě do centra použil metro. Můžeme mu kromě základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty poskytnout i náhradu jízdních výdajů MHD, když MHD jako dopravní prostředek určena nebyla?

Řešení:

Zaměstnanci v uvedeném případě přísluší nejen základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM podle § 157 odst. 3 ZP, zákoníku práce za vozidlem ujetou vzdálenost, ale podle § 159 odst. 1 zákoníku práce také náhrada jízdních výdajů MHD z parkoviště do místa, kde byl vykonat práci, pro kterou byl na pracovní cestu do Prahy vyslán, a to v prokázané výši. Obdobně se postupuje i při cestě zpět.

Pokud zaměstnanec v daném případě MHD použil a jízdní výdaje neprokázal jízdenkou, může mu zaměstnavatel podle § 185 zákoníku práce poskytnout náhradu jízdních výdajů MHD bez prokázání jízdenkou.

V technickém průkazu soukromého vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě na základě požadavku zaměstnavatele použil, je jako palivo uveden benzín (BA), není tam však uvedeno jeho oktanové číslo. Cenu jakého benzínu máme použít při výpočtu výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty?

Řešení:

V technických průkazech nejnovějších vozidel je skutečně poměrně často v kolonce Palivo uvedena pouze zkratka BA bez oktanového čísla. Pak je nutno při stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty postupovat takto:

• pokud zaměstnanec přinese doklad o nákupu PHM, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou, použije se cena z tohoto dokladu, ať je na BA 95 nebo BA 98,

• jestliže zaměstnanec cenu PHM dokladem z čerpací stanice nedoloží, pak nelze jinak, než použít cenu BA 95 uvedenou ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období.

Pakliže se zaměstnanci takový postup nezamlouvá, musí doložit zápisem v technickém průkazu daného vozidla, že palivem je BA 98.

Obdobně bude postupovat podnikatel v případě svého vozidla, v jehož technickém průkazu není uvedeno oktanové číslu benzínu.

V technickém průkazu vozidla zaměstnance je uvedeno jako palivo benzin BA 95. Toto vozidlo ale může používat i benzin BA 98. Může zaměstnanec k výpočtu náhrady výdajů za spotřebované PHM předložit doklad o ceně kvalitnějšího benzinu BA 98?

Řešení:

Při stanovení náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty se vždy vychází z údajů uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla. Proto je nezbytné, aby doklad o ceně pohonné hmoty byl na takovou PHM, která je uvedena v technickém průkazu vozidla v kolonce Palivo. V případě vozidla přestavěného na alternativní pohon je používaná pohonná hmota uvedena zpravidla v části Další záznamy, příp. Úřední záznamy.

Cenu benzinu BA 98 doloženou dokladem o nákupu při pracovní cestě tedy v uvedeném případě nelze použít. Zaměstnavatel použije k výpočtu cenu benzinu BA 95 uvedenou v platné vyhlášce MPSV.

V technickém průkazu vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě na základě požadavku zaměstnavatele použil, je jako palivo uvedena nafta bez její další specifikace. Můžeme k výpočtu výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použít i cenu tzv. zimní nafty doloženou zaměstnancem nebo musíme použít cenu z vyhlášky MPSV?

Řešení:

Při stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM má vždy přednost cena PHM doložená zaměstnancem, a to dokladem, z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou. Jestliže tedy zaměstnanec v zimním období v souvislosti s pracovní cestou nakoupil do svého vozidla tzv. zimní naftu (např. nafta třídy D, třídy F, Diesel Top Q, Verva Diesel apod.), pak cenu z tohoto dokladu musíte k výpočtu náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použít.

V technickém průkazu vozidla je jako palivo uveden benzín BA 95 B. Zaměstnanec doložil doklad o nákupu PHM během zahraniční pracovní cesty, na kterém je uveden benzín E5. Je možno cenu z tohoto dokladu použít k výpočtu náhrady výdajů za spotřebované PHM?

Řešení:

V Evropské unii se postupně zavádí nové jednotné označení pohonných hmot. Podle normy EN16942 má benzín BA 95 B (natural) nové označení E5, nafta má nové označení B7. Čím vyšší podíl bioložky palivo má, tím je číslo za písmenem vyšší, takže se bude postupně objevovat i označení E10, B10, B30 apod.

Toto nové označení by se mělo i v ČR u čerpacích stanic zavádět od poloviny roku 2017.

Jak máme…